Automatische Auftragsabrechnung in work4all für einen Gebäudeservice in München und Augsburg
Material wird erst berechnet, wenn das Ticket erledigt ist — zum Beispiel, wenn der Wasserhahn auch eingebaut wurde.
Abgerechnet wird je Ticket und Auftrag statt je Projekt — die Rechnung entsteht kurz nach der erledigten Leistung.
Nach der Abrechnung wird der Auftrag automatisch abgeschlossen. Niemand muss mehr herausfinden, was bereits abgerechnet ist.
Zeiten übernehmen, Rechnung als E‑Rechnung erstellen, Auftrag abschließen — nach festem Schema, ohne Handarbeit.
Die ELEMENTAR Gebäudepflege GmbH ist als Gebäudeservice in München und Augsburg tätig, vom Hausmeisterdienst bis zum Handwerkerservice. Jeder Einsatz beginnt in work4all mit einem Auftrag. Die Handwerker arbeiten die Tickets dazu ab, buchen ihre Zeiten auf das Projekt und melden fertig.
Abgerechnet wurde bisher nach Projekten. Die gebuchten Zeiten mussten von Hand in Auftragspositionen umgewandelt werden, und mit der Standard-Abrechnung in work4all bestand die Gefahr, dass Material bereits berechnet wird, bevor die Leistung tatsächlich erledigt ist. Welcher Auftrag schon abgerechnet war, musste das Backoffice zudem selbst herausfinden.
Heute wird je Ticket und Auftrag abgerechnet — und erst, wenn die Leistung erledigt ist. Sobald das Backoffice den Status am Ticket setzt, stößt die Automatisierung den gesamten Prozess an und arbeitet ihn nach einem festen Schema ab: Zeiten und Material übernehmen, die Rechnung als E‑Rechnung im ZUGFeRD-Format (einem gängigen Format für E‑Rechnungen) erstellen und den Auftrag automatisch abschließen. Prüfung und Versand der Rechnungen bleiben beim Backoffice.
Gebuchte Projektzeiten von Hand in Auftragspositionen umwandeln.
Die Zeiten stehen automatisch auf der Rechnung, auf den 15‑Minuten-Takt aufgerundet.
Abrechnung nach Projekten — Material ließ sich berechnen, bevor die Leistung erledigt war.
Abrechnung je Ticket und Auftrag — erst, wenn die Leistung erledigt ist.
Selbst herausfinden, welcher Auftrag bereits abgerechnet ist.
Abgerechnete Aufträge werden automatisch abgeschlossen — der Stand ist immer klar.
3 Bausteine
Das Backoffice ergänzt bei Bedarf das Material und setzt den Status am Ticket auf erledigt. Ab da läuft alles nach einem festen Schema: Zeiten und Material übernehmen, Rechnung erstellen, Auftrag abschließen.
Die Automatisierung prüft in regelmäßigen Abständen, bei welchen Aufträgen der Status gesetzt ist. Die Rechnung entsteht kurz danach — ohne dass jemand eine Liste abarbeiten muss.
Die Automatisierung erstellt die Rechnung, verschickt sie aber nicht. Das Backoffice prüft und versendet jede Rechnung weiterhin selbst und behält damit den letzten Blick auf jeden Beleg.
3 Bausteine
Die gebuchten Arbeitszeiten stehen als eigene Zeilen neben dem Material des Auftrags, jede Zeit auf den nächsten 15-Minuten-Takt aufgerundet. Die Zeiterfassung selbst bleibt unverändert. Aufträge nur mit Material werden ebenso abgerechnet.
Die Rechnung folgt dem Aufbau der bisher von Hand erstellten Rechnungen. Lieferdatum ist die jüngste Fertigmeldung der Handwerker, die Vertragsnummer ergibt sich aus der Auftragsnummer, der Adressblock kommt aus dem Auftrag.
Jede Rechnung wird über den offiziellen work4all-Weg im ZUGFeRD-Format ausgestellt — ein Beleg, der zugleich die E-Rechnung ist. Fehlt dafür eine Pflichtangabe, steht das im Protokoll.
2 Bausteine
Abgerechnet wird erst, wenn jedes Ticket des Auftrags fertig gemeldet und vom Backoffice erledigt ist. Drei voneinander unabhängige Sperren verhindern eine zweite Rechnung. Danach wird der Auftrag abgeschlossen und eingefroren.
Nach dem Erzeugen prüft die Automatisierung, ob jede übergebene Arbeitszeit auf der Rechnung steht. Jeder Lauf wird protokolliert. Ein Testmodus zeigt nur an, was abgerechnet würde, ohne etwas in work4all zu ändern.
Die hier gezeigten Muster lassen sich auf andere Systeme übertragen — vom Kundenportal bis zum internen Report.
Gespräch vereinbarenErweiterungen & Automatisierungen rund um work4all®: Kundenportal, ERP-Workflows, API-Anbindung, Auswertungen, Microsoft 365 und mehr.
Mehr erfahrenWiederkehrende Abläufe digitalisieren, Daten zwischen Systemen ohne manuelles Umkopieren fließen lassen, Nacharbeit reduzieren. Mehr Zeit für das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
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