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Cloud- und Lizenz-Abrechnung synchron halten
Lizenz- und Nutzungsdaten aus mehreren externen Diensten werden regelmäßig abgeglichen und automatisch in die Wartungsverträge der Kunden eingetragen. Über- und Unterabrechnung fällt weg.
Case Study · TBit Systems
ERP & CRM, automatisiert.
Abrechnung, Kommunikation, Buchhaltung und Telefonie aus einer Hand
TBit Systems, Partnerunternehmen aus dem IT-Dienstleister-Umfeld, betreibt eine gewachsene ERP-/CRM-Umgebung. Abrechnung, Reporting, Buchhaltung und interne Kommunikation waren zu großen Teilen Handarbeit: Daten manuell übertragen, Lizenzen abgleichen, Lieferscheine tippen, Listen verschicken, Stammdaten pflegen. Wir haben rund um das bestehende System eine eigene Automatisierungs-Schicht ("Enterprise Automation Layer") entwickelt, die diese Routinen übernimmt — ohne das Kernsystem selbst zu verändern. Heute sind dort rund ein Dutzend Systeme angebunden und über fünfzehn Automatisierungen aktiv.
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Automatisierungen
0
angebundene Systeme
0
Prozess-Kategorien
∞
laufend erweitert
Umfang
- Individuelle Middleware
- Prozess-Automatisierungen
- automatische Abrechnung
- Reporting
- Chat- und Mail-Benachrichtigungen
- Telefonat- und Kalender-Synchronisation
- Touch-Dashboard
Umgesetzte Automatisierungen
Ein Auszug aus dem laufenden Betrieb.
01 · Gruppe
Abrechnung & Verträge.
5 Automatisierungen
- 02
Backup- und Storage-Kapazitäten kundengenau
Backup-Volumen und Speicher-Kontingente kommen direkt aus den Provider-Systemen und landen nachvollziehbar in der Abrechnung — pro Kunde, pro Position.
- 03
Virenschutz-Abrechnung pro Gerät
Arbeitsplätze und Server aus der Virenschutz-/Endgeräte-Sicherheitsplattform werden je Kunde gezählt, anteilig abgerechnet und in den Jahresvertrag überführt — inklusive Nachberechnung bei Geräteänderungen.
- 04
Monatsreporting an den Steuerberater
Zum letzten Werktag jeden Monats werden die nötigen Kennzahlen berechnet und im passenden Format verschickt — ohne Erinnerung, ohne manuellen Export.
- 05
Tägliche Buchhaltungs-Sicherheitsprüfung
Einmal täglich läuft eine Prüfung auf offene Aufträge ohne Lieferschein und Lieferscheine ohne Rechnung. Rückstände werden sichtbar, bevor sie im Monatsabschluss auffallen.
02 · Gruppe
Kommunikation & Prozess.
5 Automatisierungen
- 06
Tickets direkt im Team-Chat
Priorisierte Tickets landen als persönliche Nachricht beim zuständigen Bearbeiter — mit Kontext, Kunde und direktem Link ins System. Doppel-Benachrichtigungen fallen weg.
- 07
Täglicher Abwesenheits-Überblick
Wer heute nicht da ist, erscheint morgens im Team-Chat und per Mail. Neue Urlaubsanträge landen direkt dort, wo sie gebraucht werden.
- 08
Team-Kanäle automatisch aufräumen
Ältere Status-Nachrichten und interne DM-Verläufe werden nach definiertem Zeitraum entfernt — konsistent und ohne manuelles Pflegen.
- 09
Touch-Dashboard für Zeiterfassung
Eigenes, touch-optimiertes Web-Dashboard für die Werkstatt: Barcode-Scan vom Ticket, Tätigkeit wählen, Zeit ist erfasst — ohne Umweg durch die Desktop-Software.
- 10
Touch-optimierter Label-Druck
Barcode-Etiketten für Tickets werden mit einem Fingertipp am Tablet gedruckt — hilfreich in Reparatur- und Werkstatt-Workflows.
03 · Gruppe
Telefonie & Kalender.
3 Automatisierungen
- 11
Telefonate nahezu in Echtzeit dokumentiert
Ein- und ausgehende Gespräche werden alle 30 Sekunden mit dem passenden Kunden oder Ansprechpartner verknüpft — inklusive Weiterleitungs-Erkennung, Dauer und Notiz.
- 12
Kunden-Präfix im Kalender, automatisch
Termine mit Kundenverknüpfung bekommen im Outlook-Kalender automatisch das passende Kunden-Präfix vor den Titel — einheitlich, sofort erkennbar.
- 13
Cross-Plattform-Verknüpfung via Redirector
Ein eigener Redirector-Dienst öffnet Kunden, Tickets und Ordner aus beliebigen Web-Oberflächen heraus direkt in der Desktop-Software — über geprüfte, geschützte Links.
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Die hier gezeigten Muster lassen sich auf andere Systeme übertragen — vom Kundenportal bis zum internen Report. Passend dazu unsere Leistungen: Prozess-Automatisierungen, APIs & Middleware und Auswertungen & Reporting.