Abrechnung, Kommunikation, Buchhaltung und Telefonie rund um work4all
work4all steuert bei TBit Systems Projekte, Abrechnung und Kommunikation. Reporting, Buchhaltung und interne Abläufe waren zu großen Teilen Handarbeit: Daten manuell übertragen, Lizenzen abgleichen, Lieferscheine tippen, Listen verschicken, Stammdaten pflegen.
Rund um work4all haben wir eine eigene Automatisierungs-Schicht entwickelt, die diese Routinen übernimmt und ERP-Vorgänge regelbasiert steuert — ohne das Kernsystem selbst zu verändern. Heute sind dort mehrere Systeme angebunden und über 35 Automatisierungen aktiv.
Unten ein Auszug der wichtigsten Strecken.
Das ERP/CRM, um das herum wir automatisieren.3 Automatisierungen
Lizenz- und Nutzungsdaten aus mehreren externen Diensten — Cloud-Lizenzen, Backup- und Speicher-Kontingente sowie Virenschutz pro Gerät — werden regelmäßig abgeglichen und je Kunde automatisch in die Wartungsverträge eingetragen. Über- und Unterabrechnung fällt weg, auch bei nachträglichen Geräteänderungen.
Zum letzten Werktag jeden Monats werden die nötigen Kennzahlen berechnet und im passenden Format verschickt — ohne Erinnerung, ohne manuellen Export.
Einmal täglich läuft eine Prüfung auf offene Aufträge ohne Lieferschein und Lieferscheine ohne Rechnung. Rückstände werden sichtbar, bevor sie im Monatsabschluss auffallen.
3 Automatisierungen
Priorisierte Tickets landen als persönliche Nachricht beim zuständigen Bearbeiter — mit Kontext, Kunde und direktem Link ins System. Doppel-Benachrichtigungen fallen weg.
Wer heute nicht da ist, erscheint morgens im Team-Chat und per Mail. Neue Urlaubsanträge landen direkt dort, wo sie gebraucht werden.
Eigenes, touch-optimiertes Web-Dashboard für die Werkstatt: Barcode-Scan vom Ticket, Tätigkeit wählen, Zeit ist erfasst — ohne Umweg durch die Desktop-Software.
3 Automatisierungen
Ein- und ausgehende Gespräche werden alle 30 Sekunden mit dem passenden Kunden oder Ansprechpartner verknüpft — inklusive Weiterleitungs-Erkennung, Dauer und Notiz.
Termine mit Kundenverknüpfung bekommen im Outlook-Kalender automatisch das passende Kunden-Präfix vor den Titel — einheitlich, sofort erkennbar.
Ein eigener Redirector-Dienst öffnet Kunden, Tickets und Ordner aus beliebigen Web-Oberflächen heraus direkt in der Desktop-Software — über geprüfte, geschützte Links.
2 Automatisierungen
Bei definierten Szenarien wird aus einem bestätigten work4all-Angebot automatisch ein Auftrag erzeugt — inklusive der passenden Folgeschritte, ohne manuelles Übertragen.
Für bestimmte Projektarten werden wiederkehrende Standard-Positionen automatisch dem Lieferschein hinzugefügt — einheitlich, vollständig und ohne dass jemand daran denken muss.
Die hier gezeigten Muster lassen sich auf andere Systeme übertragen — vom Kundenportal bis zum internen Report. Passend dazu unsere Leistungen: Individuelle work4all Lösungen, Prozess-Automatisierungen, APIs & Middleware und Auswertungen & Reporting.