Insgesamt über 35 Automatisierungen — auch für Buchhaltung, Kommunikation und Telefonie
Cloud-Lizenzen, Backup-Kontingente und Virenschutz je Gerät landen automatisch im Wartungsvertrag des Kunden — auch bei Geräteänderungen. Über- und Unterabrechnung fallen weg.
Eine tägliche Prüfung stellt sicher, dass Angebote und Aufträge auch berechnet und nicht versehentlich abgeschlossen werden.
Telefonate werden automatisch dem passenden Kunden oder Ansprechpartner zugeordnet, mit Dauer und Notiz.
Priorisierte Tickets landen als persönliche Nachricht im Team-Chat — mit Kontext und direktem Link ins System.
TBit Systems ist IT-Dienstleister in Bad Rothenfelde und seit 2005 IT-Partner seiner Kunden. In work4all laufen Projekte, Abrechnung und Kommunikation zusammen.
Der größte Aufwand steckte in der Lizenzabrechnung: Cloud-Lizenzen, Backup- und Speicher-Kontingente sowie Virenschutz pro Gerät mussten je Kunde aus mehreren Diensten abgeglichen und von Hand in die Wartungsverträge übertragen werden — bei jeder Geräteänderung aufs Neue. Dazu kamen weitere Routinen: Daten zwischen Systemen übertragen, Lieferscheine tippen, Listen verschicken, Stammdaten pflegen.
Heute läuft die Lizenzabrechnung automatisch, und insgesamt übernehmen über 35 Automatisierungen diese Routinen. Sie stoßen Vorgänge in work4all nach festen Regeln an und verbinden mehrere Systeme miteinander — ohne work4all selbst zu verändern. Im Folgenden ein Auszug der wichtigsten Abläufe.
Lizenz- und Nutzungsdaten aus mehreren Diensten je Kunde abgleichen und in die Wartungsverträge übertragen.
Der Abgleich läuft regelmäßig, die Wartungsverträge werden je Kunde automatisch aktualisiert.
Telefonate nachträglich dem richtigen Kunden oder Ansprechpartner zuordnen.
Gespräche werden nahezu in Echtzeit mit Kunde, Dauer und Notiz dokumentiert.
Offene Aufträge ohne Lieferschein und Lieferscheine ohne Rechnung fallen erst im Monatsabschluss auf.
Eine tägliche Prüfung stellt sicher, dass alles berechnet wird — nichts wird versehentlich ohne Rechnung abgeschlossen.
3 Automatisierungen
Lizenz- und Nutzungsdaten aus mehreren externen Diensten — Cloud-Lizenzen, Backup- und Speicher-Kontingente sowie Virenschutz pro Gerät — werden regelmäßig abgeglichen und je Kunde automatisch in die Wartungsverträge eingetragen. Über- und Unterabrechnung fällt weg, auch bei nachträglichen Geräteänderungen.
Zum letzten Werktag jeden Monats werden die nötigen Kennzahlen berechnet und im passenden Format verschickt — ohne Erinnerung, ohne manuellen Export.
Einmal täglich läuft eine Prüfung auf offene Aufträge ohne Lieferschein und Lieferscheine ohne Rechnung. So ist sichergestellt, dass Angebote und Aufträge auch berechnet und nicht versehentlich abgeschlossen werden.
1 Automatisierung
Priorisierte Tickets landen als persönliche Nachricht beim zuständigen Bearbeiter — mit Kontext, Kunde und direktem Link ins System. Doppel-Benachrichtigungen fallen weg.
2 Automatisierungen
Ein- und ausgehende Gespräche werden laufend mit dem passenden Kunden oder Ansprechpartner verknüpft — inklusive Weiterleitungs-Erkennung, Dauer und Notiz.
Termine mit Kundenverknüpfung bekommen im Outlook-Kalender automatisch das passende Kundenkürzel vor den Termintitel — einheitlich, sofort erkennbar.
2 Automatisierungen
Bei definierten Szenarien wird aus einem bestätigten work4all-Angebot automatisch ein Auftrag erzeugt — inklusive der passenden Folgeschritte, ohne manuelles Übertragen.
Für bestimmte Projektarten werden wiederkehrende Standard-Positionen automatisch dem Lieferschein hinzugefügt — einheitlich, vollständig und ohne dass jemand daran denken muss.
Die hier gezeigten Muster lassen sich auf andere Systeme übertragen — vom Kundenportal bis zum internen Report.
Gespräch vereinbarenErweiterungen & Automatisierungen rund um work4all®: Kundenportal, ERP-Workflows, API-Anbindung, Auswertungen, Microsoft 365 und mehr.
Mehr erfahrenWiederkehrende Abläufe digitalisieren, Daten zwischen Systemen ohne manuelles Umkopieren fließen lassen, Nacharbeit reduzieren. Mehr Zeit für das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Mehr erfahrenWenn bestehende Systeme nicht miteinander reden, entwickeln wir die Verbindung: Anbindung an offizielle Schnittstellen, direkter Datenbankzugriff, saubere Vermittlungsschicht zwischen Ihren Systemen.
Mehr erfahrenLive-Dashboards (eine Bildschirmübersicht Ihrer Kennzahlen) für den Tagesbetrieb und automatisch generierte Berichte für Geschäftsführung, Steuerberater und Kunden. Eine Quelle für Ihre Kennzahlen — interaktiv oder unterschriftsreif.
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